چگونه یک ایمیل کاری بنویسیم؟

چگونه یک ایمیل کاری بنویسیم؟: شما در شغلتان، قطعاً با چنین ایمیل‌هایی برخورد داشته‌اید؛ و لازم است بدانید که چگونه می‌توانید یک ایمیل کاری بنویسید. چه شما بیکار باشید، چه نیروی تازه استخدام‌شده یا کسی که مدتی است مشغول به کار است احتمالاً دوست دارید مهارت نگارش زبان انگلیسی‌تان را ارتقا دهید، این درس برای شماست!

بخش‌های یک ایمیل تجاری

ما در ادامه با هر بخش آشنا خواهیم شد اما اجازه بدید در ابتدا لیست بخش‌ها رو براتون ارائه کنم تا بدونید هر ایمیل تجاری از چه قسمت‌هایی تشکیل شده است.

شش بخش وجود دارد که این مطلب به آن‌ها خواهد پرداخت.

1. بخش Opening Greeting (خوشامدگویی آغازین)
2. بخش Social Line (خط اجتماعی)
3. بخش مقدمه
4. بخش بدنه اصلی
5. بخش Closing Line (خط پایانی)
6. بخش بستن ایمیل

1. با بخش خوشامدگویی آغازین شروع کنید.

راه‌های زیادی برای انجام این کار وجود دارد. برخی از آن‌ها نسبت به بقیه روش‌ها رسمی‌ترند؛ اما نکته کلیدی این است که همواره استفاده از خط خوشامدگویی را به خاطر داشته باشیم. یک ایمیل تجاری‌ای بدون این بخش نه تنها تخصصی خوانده نمی‌شود بلکه اندکی بی‌ادبانه نیز هست. همچنین بهتر است نام گیرنده را نیز در آن قرار دهید تا ایمیلتان شخصی‌تر به نظر بیاید.

آنچه می‌توانید بنویسید:

• Dear Gabby,
• Hello Gabby,
• Hi Ms. Wallace,

اگر مخاطب شما گروهی از افراد هستند، می‌توانید بگویید:

• Dear all,
• Dear teammates, عزیزان هم‌تیمی
• Hello new students, سلام دانش آموزان جدید
• To: All Faculty Members, به: همه اعضای دانشکده

از این کار خودداری کنید: جا انداختن خط خوشامدگویی. این کار غیرحرفه‌ای و غیرمحترمانه است.

2. بخش social line را برای شروع بدنه ایمیل اضافه کنید

دومین بخشی که لازم است در ایمیل بنویسید Social line است تا بتوانید در ادامه آن بدنه ایمیل را پیش از مطرح کردن مطلب اصلی آغاز کنید. این خط می‌تواند در قالب یک سؤال یا جمله باشد. هدف آن ایجاد ارتباط با گیرنده در ابتدای مطلب است.

آنچه می‌توانید بنویسید:

• How are you? حالتون چطوره؟
• How’s it going? اوضاع چطوره؟
• How’s work? کار چطوره؟
• I hope you are doing well. امیدوارم اوضاعتون روبراه باشه.

اگر روز دوشنبه یا سه‌شنبه است یا اگر به تازگی تعطیلاتی را گذرانده‌اید یا می‌دانید که گیرنده از تعطیلات برگشته است می‌توانید بنویسید:

• I hope you had a good weekend.
• امیدوارم آخر هفته خوبی بوده باشه برات.
• I’m sure you had a wonderful Christmas break with your family.
• مطمئنم تعطیلات کریسمس کنار خانواده‌ات اوقات خوشی گذروندی.
• I heard you just got back from vacation.
• شنیدم تازه از تعطیلات اومدی.

3. در صورت نیاز بخش مقدمه را به ایمیلتان اضافه کنید.

این بخش در صورتی به کار می‌رود که شما قصد دارید به شخصی که تازه با او آشنا شده‌اید یا مدت طولانی است که ارتباطی نداشته‌اید ایمیل بزنید. همچنین در صورتی که تاکنون مخاطبتان را شخصاً ملاقات نکرده‌اید یا تاکنون او را ندیده و با او صحبت نکرده‌اید می‌توانید از آن استفاده کنید.

اگر به همکاری که هر روز می‌بینیدش ایمیل می‌زنید، می‌توانید از این قسمت صرف‌نظر کنید. مطمئنم که همکارانتان می‌دانند شما چه کسی هستید.

آنچه می‌توانید بنویسید:

• We met last week at the conference,
• هفته پیش توی کنفرانس همو ملاقات کردیم.
• We spoke on the phone earlier,
• اخیراً با تلفن با هم صحبت کردیم.
• It was great meeting you last week,
• خیلی خوشحالم که هفته پیش شما را ملاقات کردم.
• It was great talking to you on the phone yesterday.
• از اینکه دیروز باهات تلفنی صحبت کردم خیلی خوشحالم.
• I got your email address from our mutual friend,
• من ایمیل تو از دوست مشترکمون گرفتم.

اگر ایمیل تجاری‌تان پیگیری ایمیلی است که شخصی در پاسخ برای شما فرستاده است می‌گویید:

• Thanks for getting back to me so quickly,
• ممنونم که خیلی سریع پاسخ ایمیل رو دادین.
• Thanks for replying to my email,
• از این که ایمیل رو پاسخ دادین ممنونم.

از سوی دیگر اگر بین زمان پاسخگویی‌تان فاصله افتاده است، بهتر است در این بخش عذرخواهی کنید.

• I’m so sorry for not getting back to you sooner,
• معذرت می خوام نتونستم زودتر جواب بدم.
• I apologize for my late response to your email,
• بابت تأخیر در پاسخ‌گویی از شما معذرت می خوام
• I’m sorry for not getting in touch sooner,
• معذرت می خوام زودتر باهات تماس نگرفتم

4. مطالب اصلی ایمیل تجاری‌تان

پس از یک خوشامدگویی، مقدمه و Social line، اکنون نوبت آن رسیده که به سراغ موضوع اصلی بروید.

می‌توانید مطلبتان را با این عبارات آغاز کنید:

• I am writing because دارم می‌نویسم که …..
• This is concerning the این ایمیل مربوط به …..
• I’m writing to check in on ایمیل زدم که …… را باهاتون چک کنم
• By the way, I’d like to clarify something به هر حال، می‌خواستم یه موضوعی رو شفاف کنم
• I’m reaching out to you because بهت ایمیل زدم که بگم ….

خب این اتفاق برای افراد بهتر از ما نیز افتاده است. شما ایمیلی را به سرعت نوشته و فوراً ارسال می‌کنید و بخشی از اطلاعاتی که می‌بایست در آن قرار می‌دادید را فراموش می‌کنید.

برای مثال یک ایمیل پیگیری ارسال می‌کنید و می‌گویید:

• Sorry for the second email, بابت ایمیل دوم متأسفم،
• Just an additional note, یه مطلب دیگه اینکه …
• I just wanted to add, فقط می‌خواستم این مطلبم اضافه کنم که
• I’m sorry, I forgot to mention, ببخشید، فراموش کردم بگم ….

اگر قرار است اطلاعاتی را ضمیمه ایمیل کنید بهتر است آن را در بدنه ایمیل مشخص کنید.

• I attached the documents for من اسنادی رو برای …. ضمیمه کردم
• Please see the attached files لطفاً فایل‌های ضمیمه‌شده را ببینید….
• Attached in this email is the file forدر ایمیل فایلی برای …. ضمیمه شده است.
• Here are the details on the در …. جزئیات ….. را مشاهده می‌کنید
• Please see the table below لطفاً نگاهی به جدول زیر بیندازید
• Here’s the link to the در اینجا لینک …. ارائه شده است.

اگر قصد دارید موضوعی را برجسته کنید می‌توانید از هر یک از موارد زیر استفاده کنید:

• Please note thatلطفا یادتون باشه که
• Important:نکته مهم:

اگر از گیرنده سؤالی دارید می‌توانید بنویسید:

• I have a few questions about من در مورد …. چند تا سؤال دارم
• I do have a question on the من در مورد …. یک سؤال دارم

اگر می‌خواهید چیزی را به گیرنده یادآوری کنید، می‌توانید بنویسید:

• Just a quick reminder, یه یادآوری سریع
• By the way, please be reminded thatهرچند، لطفاً به خاطر داشته باشید که …

5. با یک خط پایانی مطلب را جمع‌بندی کنید.

در این بخش شما ایمیلتان را جمع‌بندی می‌کنید. می‌توانید از گیرنده تشکر کرده یا بگویید منتظر پاسخ او هستید. همچنین می‌توانید همکاری و کمک خودتان را ارائه کنید یا به گیرنده اعلام کنید که در صورت داشتن اطلاعات بیشتر می‌تواند با شما تماس داشته باشد.

• I am looking forward to hearing back from you.
• من منتظر شنیدن پاسخ شما هستم.
• Thank you, again, for the information you sent.
• مجدداً، بابت اطلاعاتی که ارسال کردید ممنونم.

اگر قرار است گیرنده را در زمانی نزدیک ملاقات کنید می‌توانید از خط زیر نیز استفاده کنید.

I am looking forward to seeing you next week at the conference.

در کنفرانس هفته آینده می بینمتون.

6. بستن ایمیل کاری

این بخش، بخش انتهایی ایمیل تجاری شماست. درست مانند بخش آغازین، راه‌های متعددی برای انجام این کار وجود دارد. در اینجا چند مورد متداولی که به جای عبارت مرسوم “Yours Truly” (ارادتمند شما) بکار برده می‌شود را ارائه می‌کنیم.

• Thank you, متشکرم
• Sincerely, ارادتمند
• My best regards, با احترام

بفرمائید! با مطالعه این مطلب دیگر قادر خواهید بود یک ایمیل تجاری بنویسید! من مثال‌های زیادی براتون زدم و اکنون می‌توانید در نوشتن یک ایمیل کاری به همکاران، مدیر یا کارفرمایان آینده‌تان اعتماد به نفس لازم را داشته باشید. خوبی یادگیری این مهارت‌ها این است که با کسب آن‌ها حتی از طریق نوشتن هم می‌توانید تأثیر مثبتی روی گیرنده و مخاطبتان داشته باشید. مطمئنم که این درس شما را در نوشتن ایمیل بسیار کمک خواهد کرد. خوب بنویسید! و همین امروز در سایت کپسول زبان ثبت‌نام کنید و زبان انگلیسی را خیلی راحت و به روش لقمه‌ای یاد بگیرید، تنها 3 تا 5 دقیقه وقت در طول روز کافیست تا زبان را به راحتی یاد بگیرید.

مختصری درباره سایت کپسول

 برای آموزش زبان انگلیسی از راه دور و بصورت مجازی حتماً همین امروز در سایت کپسول زبان ثبت‌نام کنید و خیلی راحت و سریع بر این زبان شیرین و جهانی مسلط شوید.

برای اولین بار در حوزه آموزش زبان انگلیسی، روشی را ابداع کرده‌ایم که در آن تمام محتوای آموزشی و درس‌ها به لقمه‌های کوچک تقسیم ‌شده‌اند که باعث می‌شوند یادگیری این زبان شیرین راحت‌تر و سریع‌تر باشد.

آموزش لقمه‌ای، روشی است که در آن مطالب و قواعد زبان انگلیسی به صورت لقمه‌های کوچک (دروس 3 تا 5 دقیقه‌ای) برای زبان‌آموزان طراحی شده‌اند تا بتوانند به ‌راحتی مطالب را بیاموزند و به خاطر بسپارند. این تفکر در تمامی بخش‌های آموزشی کپسول دیده می‌شود. همچون یک پرس غذا که می‌بایست برای خورده شدن به لقمه‌های کوچک‌تر تقسیم گردد، محتوای سنگین و گسترده زبان انگلیسی می‌بایست هوشمندانه، به اجزا کوچک تقسیم گردد تا قابل دریافت و یادگیری باشد. این همان روشی است که در متد آموزشی کپسول در تمامی مهارت‌های شش‌گانه شامل: شنیدن، مکالمه، خواندن، نوشتن، واژگان و ساختار جملات به بهترین نحو انجام شده است. هر درس حاوی اطلاعات گوناگونی در قالب نوشته، عکس، فیلم و صوت می‌باشد و هر مطلب با ساده‌ترین حالت ممکن توسط مدرسین باتجربه زبان انگلیسی برای شما زبان‌آموزان گرامی بیان می‌شود.

همراهی گام به گام و ارزیابی مستمر توسط مدرسین پشتیبان کپسول و نیز تست‌های آنلاین در پایان هر ترم به شما این اطمینان را می‌دهد که تمامی مطالب هر ترم را به خوبی فرا گرفته‌اید. ما به شما اطمینان می‌دهیم تا زمانی که همه محتوای دروس را نیاموخته‌اید و تائید مدرس پشتیبان خود را دریافت نکرده‌اید قادر نخواهید بود به ترم بعد ورود کنید.

تاکنون بیش از هزاران نفر به کمک کپسول و با رضایت کامل زبان انگلیسی را فرا گرفته‌اند. پس با خیال راحت موبایلتان را در دست بگیرید و انگلیسی بیاموزید. ما به شما ضمانت می‌دهیم در صورت عدم رضایت شما در هر مرحله از زبان‌آموزی حتی در پایان دوره، پول شما را بازمی‌گردانیم.