حتما تاکنون هنگام نوشتن احوالپرسی انگلیسی رسمی، برایتان سوال پیش آمده که چه کلماتی خیلی رسمی و کدام موارد بیش از حد خودمانی هستند.
تشخیص رسمی یا غیر رسمی بودن بعضی کلمات به‌ویژه برای مهاجران غیر انگلیسی زبان یکی از سخت‌ترین کارها است و گاهی در انجام آن با شکست نیز مواجه می‌شوند. این موضوع می‌تواند تصور اشتباهی از شما در ذهن طرف مقابل بسازد.
اگر دوست ندارید در ایمیل یا نامه‌های اداری بد عمل کنید یا تاثیر نامناسبی روی طرف مقابل بگذارید، حتما تا انتهای مقاله با کپسول زبان همراه باشید. چون در این مطلب کپسول زبان به بهترین و بدترین احوالپرسی‌ها در ایمیل‌های اداری می‌پردازیم.
5 تا از بهترین احوالپرسی‌های نامه‌های اداری
اولین نکته‌ای که برای احوالپرسی انگلیسی در ایمیل یا نامه اداری باید به آن توجه کنید، کوتاه، خلاصه و مفید بودن آن، تا جای ممکن است.
احوالپرسی انگلیسی در ایمیل به هیچ وجه مشابه احوالپرسی با دوستان و آشنایان نیست و برای انجام این کار باید کلمات و اصطلاحات مناسب را بلد باشید.
در این بخش به 5 احوالپرسی انگلیسی مناسب ایمیل‌های رسمی به همراه مثال اشاره می‌کنیم:
زمانی که صحبت از احوالپرسی انگلیسی در نامه کاری می‌شود، کلمه مختصر و مفید hi بهترین گزینه است. محققان به این نتیجه رسیدند که این کلمه ساده، واضح و تاثیرگذار است و چه طرف مقابل را بشناسید یا خیر، گزینه خوبی برای نوشتن سلام به انگلیسی به‌شمار می‌رود.
البته این کلمه را می‌توانید برای شروع مکالماتی که نام طرف مقابل را نمی‌دانید، استفاده کنید و در صورت نیاز نام او را هم بپرسید. به‌طور کلی می‌توان گفت این کلمه یک گزینه همه کاره است که می‌توانید بدون نگرانی در احوالپرسی انگلیسی رسمی استفاده کنید.
برای افرادی که دوست دارند احوالپرسی انگلیسی در ایمیل رسمی‌تر به نظر برسد، این کلمه جایگزین مناسبی برای hi است. با استفاده از کلمه Hello، نوعی فضای بسیار رسمی ایجاد میکنید و به شخص مقابل نیز نشان می‌دهید با همین لحن رسمی با شما صحبت کند. این مثال را ببینید:
این نوع احوالپرسی انگلیسی رسمی از آن کلماتی است که از زمان‌های قدیم در نامه‌ها و ایمیل‌های اداری کاربرد داشته و بسیار مناسب مسائل کاری است.
البته نکته‌ای که باید در این مورد توجه کنید، قدیمی بودن کلمه Dear است. این کلمه در زمان‌های قدیم استفاده بیشتری داشته است، اما استفاده آن به هیچ وجه اشتباه نیست.
اما اگر جنسیت طرف مقابل را نمی‌دانستید، از نام کامل او بدون عنوان آقا یا خانم استفاده کنید:
از استفاده عناوینی که تعیین کننده وضعیت تاهل شخص مقابل هستند، مانند Mrs یا Ms با این احوالپرسی خودداری کنید.
این عبارت یکی دیگر از جایگزین‌های عالی برای کلمه hi است و افراد معمولا زمانی از آن استفاده می‌کنند که قصد ارسال ایمیل یا نامه را به آدرس یا مکانی دارند که نمی‌دانند دریافت کننده آن کیست.
البته به شما توصیه می‌کنیم قبل از ارسال ایمیل یا نامه، حتما اطلاعاتی از دریافت کننده آن به دست آورید.
اگر قصد ارسال ایمیل یا نامه به گروهی از افراد را دارید، از این احوالپرسی انگلیسی رسمی استفاده کنید. اتفاقا خطاب بیش از یک نفر در ایمیل یا نامه، یکی از رایج‌ترین روش‌های احوالپرسی انگلیسی در ایمیل است.البته در نوشتن احوالپرسی به انگلیسی در ایمیل برای بیش از یک نفر، از استفاده کلماتی مانند All (همگی) که بیش از حد محاوره‌ای است یا Ladies (خانم‌ها) و Gentlemen (آقایان) که اشاره مستقیم به جنسیت افراد دارند، خودداری کنید.همان‌طور که می‌بینید، تشخیص احوالپرسی انگلیسی رسمی در ارسال نامه یا ایمیل می‌تواند نکات مهمی داشته باشد باشد و تنها با آموزش طولانی مدت است که می‌توانید روی آنها تسلط پیدا کنید.به‌همین دلیل، به شما پیشنهاد می‌کنیم همراه با مدرسان اختصاصی کپسول زبان و دروس لقمه‌ای 3 تا 5 دقیقه‌ای این دوره آموزشی، تمام این اصطلاحات و کلمات را با خیال راحت استفاده کنید.
این دروس لقمه‌ای تمام مباحث آموزشی را از پایه به شما آموزش می‌دهند و به‌ویژه مناسب افرادی هستند که زمان زیادی برای اختصاص به یادگیری زبان انگلیسی ندارند.
5 تا از بدترین احوالپرسی‌های نامه‌های اداری
حالا که با بهترین روش‌های احوالپرسی انگلیسی رسمی در ایمیل یا نامه آشنا شدید، بد نیست به 5 مورد از بدترین گزینه‌های پیش رو برای انجام این کار نیز نگاهی داشته باشید.
پس از آشنایی با بدترین احوالپرسی‌های انگلیسی در نامه و ایمیل، عملکرد بهتری در صحبت همکاران و افراد غریبه درباره مباحث کاری خواهید داشت.
شروع مکالمه یا ایمیل با کلمه hey یکی از بهترین راهکارها برای صحبت با دوستان نزدیک است. اما زمانی که نوبت به صحبت با همکاران در محیط کاری می‌رسد، استفاده از این اصطلاحات محاوره‌ای گستاخانه است و حتی ممکن است بی احترامی تلقی شود.
این کلمه به‌ویژه اگر در حال نوشتن ایمیل یا نامه یک فرد غریبه هستید، اصلا گزینه مناسبی برای شروع احوالپرسی انگلیسی در ایمیل‌های رسمی نیست.
این عبارت یکی از بدترین روش‌هایی است که می‌توانید برای شروع احوالپرسی انگلیسی رسمی در ایمیل انتخاب کنید. چون دریافت کننده ایمیل ممکن است با خود فکر کند من از افراد ذیربط نیستم پس این نامه ربطی به من ندارد.
علاوه بر این، اکثر افراد ممکن است این احوالپرسی را بسیار سرد در نظر بگیرند و ایمیل را سریعا ببندند. حتی اگر هیچ اطلاعی ندارید که دریافت کننده ایمیل کیست، تا جای ممکن در مورد او تحقیق کنید تا ابتدایی‌ترین اطلاعات را به دست آورید.
قانون طلایی در نوشتن ایمیل‌های اداری، این است که هرگز نام طرف مقابل را اشتباه ننویسید. خیلی از افراد با دیدن نام اشتباه خود در ایمیل دریافتی، سریعا آن را می‌بندند و توجهی به آن نخواهند کرد.
محض احتیاط، همیشه نام شخص دریافت کننده را دو یا سه مرتبه بررسی کنید تا مطمئن شوید آن را درست نوشته‌اید.
اگر تحقیقات لازم را انجام دادید و فهمیدید نام شخص مقابل Benjamin است، بی دلیل صمیمی نشوید و او را Ben خطاب نکنید.
این راهکار تنها زمانی مناسب و نتیجه بخش است که قبلا یک مرتبه با فرد مورد نظر برخورد داشته‌اید یا خود او قبلا شما را با نام مستعار یا خلاصه شده برایتان ایمیل ارسال کرده است.
چرا فرد دریافت کننده نامه یا ایمیل شما باید علاقه‌مند به دریافت ایمیل از کسی باشد که حتی جنسیتش را نمی‌داند و او را با آقا/ خانم خطاب می‌کند؟
در واقع این نوع احوالپرسی انگلیسی رسمی نشان می‌دهد شما علاقه‌ای به دانستن جنسیت یا نام شخص دریافت کننده ندارید. پس او هم احتمالا اشتیاق زیادی به باز کردن یا پاسخ با ایمیل یا نامه شما نخواهد داشت.
سخن نهایی
همان‌طور که توجه کردید استفاده از کلمات نامناسب در احوالپرسی انگلیسی رسمی، ممکن است منجر به سوءتفاهم یا حتی عواقب بدتری شود.
اگر دوست دارید از رخ دادن این اتفاقات جلوگیری کنید، حتما با استفاده از دروس لقمه‌ای کپسول زبان و مدرسان اختصاصی آن که بالاتر ذکر کردیم، این کلمات را آموزش ببینید.
راستی، فراموش نکنید پس از شرکت در این دوره آموزشی اگر به هر دلیلی پشیمان شدید یا از آن راضی نبودید، می‌توانید تمام مبلغ دریافتی را تمام و کمال پس بگیرید. پس همین الان برای ثبت نام در کپسول زبان اقدام کنید.
