اولین تماس اینترنتی ما با تقریبا تمام افراد موثر در زندگی‌مان، از طریق ایمیل انجام می‌شود. مثلا اگر بخواهیم در یک مصاحبه شغلی شرکت کنیم، به دانشگاهی درخواست پذیرش دهیم یا با کارفرمای خود صحبت کنیم، باید از طریق ایمیل آن را انجام دهیم. ولی آیا می‌دانید ایمیل زدن به انگلیسی چگونه است؟
به همین دلیل، خیلی مهم است بتوانیم در همان اولین ارتباط، تاثیر خوبی روی طرف مقابل بگذاریم و این کار با هیچ چیز جز بلد بودن نکات مهم انجام پذیر نیست.
در این مقاله با کپسول زبان همراه باشید تا 6 مرحله ساده اما ضروری را برای معرفی خود به انگلیسی زمان فرستادن ایمیل مرور کنیم.
انتخاب یک موضوع یا سابجکت فریبنده
به ایمیل‌هایی فکر کنید که تاکنون بدون باز کردن آنها، حذفشان کرده‌اید. در این موارد اهمیتی ندارد طرف مقابل چگونه خودش را در ایمیل معرفی کرده، بلکه انتخاب نکردن سابجکت برای ایمیل باعث حذف آن شده است.
زمانی که برای ایمیل خود سابجکت بنویسید، این احتمال که طرف مقابل آن را قبل از خواندن پاک کند، خیلی کم است. حالا سوال اینجا است چه چیزی سابجکت را تبدیل به یک سابجکت وسوسه انگیز می‌کند؟
اول از همه سابجکت باید تا جای ممکن کوتاه و خلاصه باشد تا شخص دریافت کننده بتواند در صفحه نمایش کوچک گوشی همراه آن را بخواند. برای نوشتن یک سابجکت مناسب، به نکات زیر توجه کنید:
- به آشنایان مشترک اشاره کنید.
- نام برندتان را ذکر کنید.
- نشان دهید از کار او قدردانی میکنید.
- یک قرار ملاقات تنظیم کنید.
- نام شغل مد نظرتان را ذکر کنید.
سابجکت شما در نهایت باید 30 کاراکتر داشته باشد. در نوشتن آن از حروف بزرگ انگلیسی یا عبارات کلی مثل «سلام» خودداری کنید.
انتخاب سلام و احوالپرسی
دومین گام برای معرفی خود به انگلیسی در ایمیل، این است که یک کلمه یا عبارت مناسب برای سلام و احوالپرسی انتخاب کنید. اما چگونه؟
اولین کاری که باید انجام دهید، این است که ببینید دریافت کننده ایمیل کیست؟ اگر سلام و احوالپرسی خود را طوری انتخاب کنید که مشخص باشد او را می‌شناسید، یعنی به او اهمیت می‌دهید و تحقیقات مورد نیاز را انجام داده‌اید.
اگر قصد معرفی مشخصات فردی را به انگلیسی در یک ایمیل کاری دارید، از کلمه dear (عزیز) استفاده کنید. در صورتی که قصد برقراری ارتباط با شخصی خودماتی‌تر و دوستانه‌تر را دارید، از جمله کلمات زیر را پیشنهاد می‌کنیم:
Hello, hi, hey
از ذکر عباراتی مانند To whom it may concern (مورد توجه مسئولان زیربط) جدا خودداری کنید. چون شخص دریافت کننده همان اول با دیدن این جمله، با خود می‌گوید جزو مسئولان زیربط نیستم و ایمیل را می‌بندد.
نوشتن یک معرفی گیرا
معرفی یا خط اول، مهم‌ترین قسمت هر ایمیل به حساب می‌آید. شما در این قسمت باید دلیلی را به مخاطب دهید که باقیمانده متن ایمیل را بخواند.
اگر دوست ندارید در دو ثانیه اول ایمیلتان حذف شود، هرگز روی این موضوع که غریبه هستید تاکید نکنید. در ادامه تعدادی از بدترین عباراتی را که مستقیما به غریبه بودن شما اشاره دارند ذکر کرده‌ایم:
You don’t know me…
We’ve never met in person…
Despite the fact that I’m a stranger…
به جای استفاده از این عبارات، کاملا خلاصه به او بگویید چه کسی هستید. برای معرفی خود به انگلیسی در یک ایمیل به ارباب رجوع، کارفرما یا هر شخص دیگری که نمی‌شناسید، تا حد ممکن واضح و شفاف صحبت کنید.
یک جمله که در آن نام، جایگاه و دلیل ارسال ایمیل خود را ذکر کرده باشید کفایت می‌کند. به‌عنوان مثال، می‌توانید از جمله روبرو الهام بگیرید:
My name is [Name]. I’m a [Position] working in [Company/Industry].
در معرفی خود از جزئیاتی استفاده کنید که به دریافت کننده ایمیل مربوط هستند.
به طرف مقابل ارزش دهید
چهارمین نکته مهم زمان ارسال یک ایمیل به انگلیسی این است که باید کاری کنید شخص مقابل احساس ارزشمند بودن کند.
این موضوع درباره تمام افراد صدق می‌کند که دوست دارند درباره خود صحبت کنند. بنابراین در چند کلمه می‌توانید نشان دهید چه چیزی را درباره شغل، وبلاگ، پروژه‌های تکمیل شده یا دستاوردهای دیگر او دوست دارید.
بدون شک یک تعارف خالصانه و هوشمندانه می‌تواند باعث شود دریافت کننده ایمیل احساس ارزشمند بودن کند. همچنین در این مرحله می‌توانید از ارتباطات خود استفاده کنید و نام دوستان مشترک خود را بیاورید.
افراد معمولا از همکاری بیشتر با افرادی که توسط آشنایان معرفی شده‌اند، با آغوش باز استقبال می‌کنند. البته اگر قبلا در شروع ایمیل چنین چیزی را ذکر کرده‌اید، از گفتن دوباره آن خودداری کنید.
شفاف سازی دلیل ارسال ایمیل
در معرفی مشخصات فردی خود به انگلیسی در ایمیل، بهتر است مشخص کنید چرا ایمیل را فرستاده‌اید. حالا که توجه خواننده ایمیل را جلب کرده‌اید، وقتش رسیده است به دریافت کننده ایمیل بگویید چه می‌خواهید.
متن ایمیل را تا حد ممکن کوتاه نگه دارید، حداکثر 2 تا 3 پاراگراف کافی است. در یک پاراگراف بیش از چند جمله استفاده نکنید. اگر نمی‌خواهید سرانجام ایمیلتان به سطح زباله ختم شود، تا جای ممکن توضیحاتتان را به دریافت کننده ایمیل مربوط نگه دارید.
سعی کنید در عین حال مودب و با اعتماد به نفس باشید. از عباراتی مانند موارد زیر استفاده نکنید:
I know you’re too busy, however…
I usually never ask but…
این عبارت‌ها باعث می‌شوند نا امید به نظر برسید. مثلا اگر می‌خواهید با شخص دریافت کننده ایمیل برای وبلاگ خود مصاحبه کنید، می‌توانید چیزی شبیه به متن زیر را بنویسید:
You’ve done an impressive job at [Industry/Company /Program] rolling up a [Campaign/Program]. I would like to interview you for my blog [Name] that has over [Number] readers. Do you have time to chat next week?
تشکر کنید
در گام آخر باید با عبارت مناسبی تشکر کرده و سپس با ذکر نام خود در انتهای ایمیل آن را امضا کنید. توجه داشته باشید خاتمه ایمیل درست مانند شروع آن از اهمیت بالایی برخوردار است.
بهترین ایمیل‌ها تا جای ممکن کوتاه هستند. بنابراین هیچ جزئیات یا اطلاعات نامربوط دیگری را به آن اضافه نکنید. در انتهای ایمیل خود می‌توانید از نمونه جملات زیر استفاده کنید:
Thank you for your time;
Thank you for your help;
Thanks in advance;
Thank you.
این نکته را به ذهن بسپارید ایمیل‌هایی که در آنها از طرف مقابل قدردانی و تشکر می‌شود، شانس بیشتری برای دریافت جواب دارند.
سخن نهایی
مراحل ذکر شده می‌توانند برای معرفی خود به انگلیسی در ایمیل بسیار مفید باشند. اما از طرف دیگر بد نیست بدانید هر چقدر دایره لغات گسترده‌تری داشته باشید و کاربرد اصطلاحات را بشناسید، ایمیل بهتری می‌توانید بنویسید.
به همین دلیل، به شما پیشنهاد می‌کنیم با استفاده از دوره آموزش زبان کپسول و همراهی مدرسان اختصاصی آن، انگلیسی و تمامی اصطلاحات آن را از پایه یاد بگیرید.
با استفاده از دروس لقمه‌ای 3 تا 5 دقیقه‌ای کپسول، مباحث درسی را در کمترین زمان ممکن یاد می‌گیرید. در ضمن، 9 اتاق اول این دوره کاملا رایگان است و اگر هر زمان در طول دوره از آن رضایت نداشتید، می‌توانید هزینه پرداختی را کاملا پس بگیرید.
بنابراین اگر دوست دارید شانس دریافت جواب ایمیل‌هایتان به انگلیسی را با یک نگارش صحیح به بیشترین حد ممکن برسانید، همین حالا آموزش زبان انگلیسی را با کپسول زبان شروع کنید.
